逍遥右脑 2010-03-21 09:52
「决不能让最要紧的事受最不要紧的事的摆佈。」 ～ 歌德
美国知名的时间管理学者－ 史蒂芬．柯维，在他所倡导的「新一代个人管理理论」中，将个人日常处理耗费时间的事务，依「急迫性」及「重要性」分為以下四类（如图所示）：
第一类： 既重要又紧急的事，它们通常是必须马上开始，并由个人亲自处理。这类事务要不是由突发状况造成的；就是由个人的拖延或事前的準备不周造成的。
第二类： 重要但较不急的事，它们通常必须定下完成时限，否则早晚变成紧急的事。这类事务通常与个人的使命、目标、计画有关。
第叁类： 较不重要但是紧急的事，它们通常佔用了我们大部份的时间与精力。因為别人急迫的呼声，让我们经常对这类事务產生「狠重要」的错觉，以致於我们花狠多时间在这个范围打转，而自以為是在处理第一类的事务，其实只不过是在满足别人的期望与标準。如果可行，尽可能请别人帮忙处理这类事务。
第四类： 既不重要又不急的事。它们通常与你懂不懂得说「不」有关，如果你不懂得说「不」，那麼累积在这一区的事务一定狠多。而这些累积的事务随着时间的流转，狠快的就会由第二类变成第叁类，然后、你的时间狠快就被这一些狠急又不太重要的事务全部的佔用了。
笔者任职於美商公司，担任专案经理期间。因专案工作繁忙，每天与时间赛跑，所处理的事务几乎都是「既重要又紧急的事」。有几次因為受迫於客户的要求，接下了几件急事，想拜託一位能力出眾，效率一流的工程师帮忙处理。没想到他听完我的要求后，回答道：「你要我做什麼事都可以，不过请你先了解我目前的工作状况。」他指着墙上的工作清单与时程表，表上列着一长串正在进行的工作项目，而且都是我与他谈妥安排好的。然后他说：「你这件急事，依我的评估约需二个工作天才能处理完毕，你希望我取消或暂停哪一项工作，来安排你现在的急事呢？」我端详了一下墙上的工作清单与时程表，比较了一下重要性，最后还是觉得正在进行的工作比较重要。為了解决我的燃眉之急，我只好请别人帮忙了。 不过，这位工程师勇於说「不」的反应令我印象深刻，而这也说明了他為什麼他总是工作效率一流，表现出眾了。一般而言、急迫的事通常与「别人」有关；重要的事则与「自己」有关。容易被第一类及第叁类事务羈绊的人，通常具有「型性格」，这类人通常倾向於使用「急迫性」的观念来处理日常事务。他们的生活节奏完全取决於事情的紧急程度，而非重要与否，总是误将急事当作是最重要的事。為了方便说明不同类别人的差异，我们暂且称这类人為「型人」。这类人是时间的奴隶。他们每天都有做不完的事，时间总是被急迫的事务所佔据。在他们每日的行事历上，一天的时间，不但排满了工作，而且还不敷使用。而这些当天做不完的事，随着时间流转，全部都变成隔天的急事。他们总是在不够用的时间与急事的债务中挣扎。在时间管理的教导上，史蒂芬．柯维使用四个象限的时间管理方块，来说明急事与要事的关係并建议时间安排的原则。关於这一点，美国当代管理大师彼得．杜拉克所教导的原则更绝了，他说：「重要的事先做，不重要的事根本不必做」。為了方便说明不同类别人运\用生命能量的差异，以下我们暂且以「型人」和「型人」来说明其中的差异：
─【Ａ型人的一天】───────────────────────
一早醒来，先生还来不及感谢上天又给了他难得的一天（又有24小时可用），就匆匆忙忙展开一天的工作。一进办公室，便迫不及待的把昨天该完成却没有时间做完的工作项目，硬塞进今天的工作时程表中（这些硬塞进来的工作项目，自动升级成紧急又重要的事）。接下来，发生了几个突发状况，先生马上展现出他的责任感与无比的危机处理能力，两叁下收拾掉可能引发危机的突发状况。事情过后，先生又以极高的工作效率，完成了几件长官临时交办的急事及昨天未完成的工作。 然后，先生加快脚步，努力追赶今天落后的工作进度，一直到忙到他精疲力竭，他才愿意面对无法完成工作的现实。最后，先生只得怀着不安的心情，拖着又饿又累的身体回家去了…。 ───────────────────────────────── ─【Ｂ型人的一天】───────────────────────
一夜安眠醒来，先生怀着感恩的心感谢上天赐给他美好的一天。在还没有开始工作之前，先生检视了一下他前一天排好的行事历，并在脑海里大概演练了一下今天要处理的重要工作事项，并在几个比较急迫的工作项目上，註明合适的完成时间。接下来，先生从容不迫的展开一天的工作，按部就班的逐项处理排定的工作。因為事前考虑周详，工作进展十分顺利，先生除了提早完成所有今天的重要待办事项外，还协助长官们处理了几件突发的状况。 最后，先生在下班前，除了再次确认，是否还有遗漏及未完成的工作外，也把明天的重要工作，全部安排妥当后，才带着轻鬆愉快的心情回家。…。
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亲爱的朋友，在时间损益表上，你是入不敷出，透支未来的型人呢？还是信用良好，日日有餘，且又懂得投资未来的型人呢？有句话说得好：「昨天是作废的支票，明天是约定的本票，只有今天才是手上的现金」。 在时间这件事上，老天是公平的，因為他给世界上每一个人都有相同的时间（一天有24小时）。你发现了吗？他每天都在我们的时间帐户里自动存入一笔足够我们一天所需的现金（24小时）。如果你愿意，你可以从今天开始，选择不再浪费时间，不再虚度光阴，停止乱开时间本票及不再跳票。然后、你的人生就会由黑白的变成彩色的。